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Publié par Michel Rousseau

TAGSYS l'un des leader des infrastructures RFID (identification par radio fréquence) pour la traçabilité d'objets et IDENT, spécialiste français de l’intégration de systèmes RFID et de systèmes anti-vol pour la gestion de documents, annoncent aujourd’hui la mise en place du premier système RFID au monde pour le suivi et la gestion des fichiers clients d’un cabinet juridique. TAGSYS et IDENT ont déployé ce système au sein du cabinet parisien Lhermet, La Bigne & Remy (LLR) pour lui permettre de gérer des dizaines de milliers de documents et archives. Ce déploiement a des implications importantes à la fois pour le secteur de la RFID et pour toutes les entreprises qui s’efforcent de gérer des volumes importants de documents.

Après un déploiement initial du système sur 10 000 fichiers clients, le cabinet LLR a fait état d‘une réduction considérable du nombre de fichiers perdus et, fait encore plus important, a constaté une diminution du temps requis pour effectuer les inventaires quotidiens, celui-ci passant d’une heure à quelques minutes. Le cabinet procède actuellement à la conversion d’un nouveau lot de 10 000 documents.

« Depuis que nous avons mis en place ce système RFID, la productivité du cabinet a considérablement augmenté » a déclaré Vincent Remy, l’un des associés du cabinet, avant d’ajouter « De plus, l’intégration de ce nouveau système a été extrêmement rapide. Nous n’avons pas eu à modifier notre système de référencement ni les dossiers eux-mêmes pour mettre en place les étiquettes RFID. »

Le cabinet LLR s’adresse à une clientèle de particuliers et d’entreprises et est spécialisé en droit des brevets et droit de la propriété intellectuelle. Il emploie 40 personnes et réalise un chiffre d’affaires annuel supérieur à quatre millions d’euros. Il gère plus de 30 000 dossiers archivés auxquels viennent s’ajouter entre 5 000 et 6 000 nouveaux dossiers chaque année. 80 dossiers sont utilisés quotidiennement. Ces dossiers sont placés sur des étagères ou des bureaux et chaque employé peut y accéder. Au sein du cabinet, le service de logistique se charge de la mise à jour d’une base de données et de la recherche manuelle des dossiers dont ont besoin les autres services. Jusqu’à présent, la recherche des dossiers était un travail fastidieux, surtout dans la mesure où ces dossiers passent souvent d’une personne à l’autre. Dans le pire des cas, la localisation d’un seul dossier pouvait prendre plusieurs jours.

Afin d’aider le cabinet LLR à assurer un suivi fiable et rapide des dossiers, IDENT et TAGSYS ont associé le logiciel d’IDENT baptisé Pocket-FILETRAK et le lecteur RFID portable Wi-Fi de TAGSYS, prisé à l’Observeur du Design 07, relié à un terminal PDA. Le terminal fonctionne sous Windows Mobile 5.0 et exécute les logiciels d’IDENT Pocket-FILETRAK et FILETRAK-Web. Il suffit de faire passer l’antenne-baguette du lecteur devant les dossiers étiquetés pour que le système les identifie instantanément sans avoir à les manipuler.

« IDENT et TAGSYS étaient des partenaires naturels pour le projet LLR » a déclaré Frédéric Hauser, le Directeur Général d’IDENT, avant d’ajouter « Le cabinet LLR a déjà commencé à constater les avantages de ce système leur permettant de gérer sans encombres une quantité croissante de d’archives tout en bénéficiant d’un retour sur investissement immédiat ».

« La réussite de ce projet mené conjointement par IDENT et TAGSYS auprès du cabinet LLR ouvre de nouvelles perspectives puisque preuve est faite que les millions de documents juridiques et gouvernementaux qui circulent de par le monde peuvent désormais être étiquetés et suivis efficacement grâce à une infrastructure RFID » a pour sa part déclaré Olivier Burah, le Vice Président des Ventes pour l’Europe chez TAGSYS, avant d’ajouter « De plus, le système peut être rapidement et facilement mis en œuvre tout en offrant un retour sur investissement qui est à la fois immédiat et mesurable ».

A propos du cabinet LLR

Le cabinet Lhermet La Bigne & Remy (LLR) est un cabinet juridique parisien spécialisé en Droit des brevets et Droit de la propriété intellectuelle qui offre ses services à une clientèle composée à 60 % d’entreprises et à 40 % de particuliers. Il emploie 40 personnes et réalise un chiffre d’affaires de 4 millions d’Euros.

Il gère plus de 30 000 dossiers archivés auxquels viennent s’ajouter chaque année entre 5 000 et 6 000 nouveaux dossiers. Il utilisait jusqu’à présent une base de données MS Access et est actuellement en train de migrer vers une base de données MySQL sous Linux avec une interface Intranet développée avec le langage de programmation PHP. Toutes les stations de travail fonctionnent sous Windows 2000 ou Windows XP.

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