Le constructeur japonais NEC et la société de service informatique Nikko Telecommunications ont signé un accord pour développer conjointement un système de gestion de documents utilisant les étiquettes RFID (Radio Frequency Identification).

Une banque locale japonaise, la Nagoya Bank, a déjà décidé d'intégrer ce système qui sera lancé commercialement en avril 2005 et grâce auquel l’établissement souhaite gérer plusieurs centaines de milliers de documents stockés en son sein.

Le système de gestion documentaire développé par NEC et Nikko Telecommunications présente trois caractéristiques principales. Premièrement, il permet de gérer automatiquement les sorties / entrées de documents en temps réel et de détecter leur emplacement. Pour cela, les deux partenaires développeront un lecteur multidirectionnel d'étiquettes RFID, à installer sur chaque étagère.

Une étiquette RFID sera collée sur chaque boîte d'archives. Ainsi, le rendement pour la gestion de documents en grande quantité et la sécurité des documents importants pourront être améliorés.

Deuxièmement, en le combinant avec un autre système de gestion des créances, spécifique à cette banque, il deviendra inutile de dresser un inventaire des documents deux fois par an (comme c’est le cas aujourd’hui). Une nouveauté qui assurera à la Nagoya Bank une économie de 6 millions de yens (44 400 euros) par an, pour 100 000 dossiers, par rapport au système actuel basé sur des codes barres.

Troisième point, la sécurité des informations personnelles sera mieux garantie grâce à la gestion des entrées / sorties de salle.